27.4.2023
OKR:t ovat yksinkertaisia ymmärtää, mutta niitä on vaikea hallita ja toteuttaa tarkasti. Tässä ovat top 11 OKR-haastetta, jotka voit ylittää.
OKR:ät ovat tehokas ja yksinkertainen tapa asettaa tavoitteita. Kehikot ovat usein helppoja ymmärtää, mutta haastavia hallita ja toteuttaa täsmällisesti, eivätkä OKR:t ole tästä poikkeus. Tässä ovat top 11 OKR haastetta, jotka voit ylittää.
Näin käy, kun OKR:t kirjoitetaan vain sen perusteella, mitä tiimi uskoo saavuttavansa ilman muutoksia nykyiseen toimintaan, sen sijaan, että tähdättäisiin yrityksen kasvun ja vaikutusmahdollisuuksiin. OKR:ien tarkoitus on luoda rakenne, joka rohkaisee organisaatioita asettamaan ja toimimaan kunnianhimoisten tavoitteiden eteen. Siksipä OKR:ien asettaminen on merkityksetöntä, jos niitä käytetään jokapäiväisten tehtävien toteuttamiseen. KPI:t ja tuloskortit soveltuvat paremmin tällaiseen toimintaan.
Realistinen ja vakaa tahti on tärkeää OKR:ien tehokkaaksi toteuttamiseksi. Sinun ja tiimisi tulisi päivittää avaintulosten edistymistä säännöllisesti. Säännölliset tarkastukset, mieluiten viikoittain, ovat ratkaisevia, jotta voita arvioida edistymistä tarkasti ja noudattaa kurinalaista lähestymistapaa asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Muuten saatat vuosineljänneksen lopussa huomata olevasi kovasti jäljessä! Ilman säännöllisiä tarkastuksia OKR:istä tulee myös helposti neljännesvuosittaisia rituaaleja, jotka eivät tuo paljon lisäarvoa organisaatiolle.
Usein uskotaan, että yritystason tavoitteen tulisi olla joko ”Kasvata tuloja X %” tai ”Vähennä kustannuksia Y %”. Nämä ovat kuitenkin KPI-tavoitteita, suoritustasoja, jotka haluat saavuttaa, eivätkä samoja kuin OKR-tavoitteet.
Yritystason tavoitteet ovat suuntaa antavia lausuntoja, joiden tarkoitus on selkeyttää laaja-alaisesti painopistealueita vuosineljänneksen ajaksi. Yrityksen halutessa saavuttaa suuremman tuloksen, neljännesvuosittainen tavoite voisi keskittyä uusien kumppanuuksien saamiseen, uusille markkinoille laajentumiseen, brändimaineen parantamiseen tai esimerkiksi asiakastyytyväisyyden parantamiseen. On monia yksityiskohtaisia asioita, joihin yritys voisi keskittyä, jolloin asioita voi olla vaikeaa priorisoida. Siksi johtajien tulisi pyytää panosta tiimijohtajilta ja heidän tiimeiltään.
Tämä yleinen OKR-virhe ilmenee, kun tiimikohtaiset OKR:ät eivät ole linjassa yritystason OKR:ien kanssa; tai kun yksilölliset kehitystavoitteet ja saavutukset eivät edistä yritys- tai tiimitason OKR:iä. Johdon tulisikin keskustella tiiminjohtajien kanssa heidän tiiminsä roolista osana isompaa kuvaa, ja työntekijöiden tulisi ymmärtää, kuinka heidän henkilökohtainen kehittymisensä voi auttaa saavuttamaan tiimin ja yrityksen OKR:iä. On myös tärkeää järjestää yhteinen kokous OKR:iä luodessa, jossa kaikille tulee selkeäksi mihin suuntaan tähdätään.
Lisää päämääriä ei aina tarkoita lisää saavutuksia tiimikohtaisella tasolla. Asettaessasi liikaa päämääriä on vaikeaa keskittyä siihen, mikä on tärkeintä. Vaihtoehtoisesti kunkin tavoitteen vaikutus voi olla liian pieni. Useat päämäärät, joiden vaikutukset ovat pieniä, eivät tarjoa selkeää keskittymistä eivätkä inspiroi.
Yksittäisen päämäärän saavuttaminen voi kestää 90 päivää ja sitä voivat edistää monet projektit. Jos projekteja on liikaa, kannattaa ottaa askel taaksepäin ja kirjoittaa päämäärä uudelleen. On erittäin suositeltavaa valita 3 tai 4 tärkeintä päämäärää vuodessa tai vuosineljänneksessä, joille asetetaan 3–5 avaintulosta. Näin työn määrä on hallittavissa ja toteuttaminen on paljon selkeämpää.
Saatat ajatella, että ideaalitilanteessa tiimisi saavuttaa 100 % tavoitteestaan. Tämä voi kuitenkin olla merkki liian helpoista tavoitteista. Päämäärien tulisi olla kunnianhimoisia, muttei liian vaikeita. Optimaalisinta on, jos n. 70–80 % tavoitteesta saavutetaan annetun vuosineljänneksen aikana. Tiimin saavuttaessa enemmän tai vähemmän voi OKR:ien uudelleenarvioiminen olla järkevää.
On tärkeää muistaa, että päämääräsi ovat suuria, kunnianhimoisia tavoitteita ja avaintulokset mittaavat päämäärien saavuttamista. Avaintulokset auttavat määrittelemään onnistumisia ja sen, kun voit sanoa ”Meillähän meni loistavasti!”. Avaintulokset eivät ole toimia, joiden avulla saavutat päämäärän, vaan ne määrittelevät sen mitä seuraa päämäärään pääsemisestä. Siten, avaintulosten tulisi olla numeerisia, jotta voit seurata edistymistä kohti tavoitettasi.
Kuten tiedämme, avaintulosten tulisi olla haastavia. Käyttäessäsi sanontoja, kuten ”ainakin” tai ”yli”, sanot käytännössä olettavasi, että ihmisten tulisi ainakin päästä tavoitearvoon. Tällöin et aseta tarpeeksi haastavia tavoitteita. Vaihtoehtoisesti avaintulos ei ole motivoiva, sillä asetat tiimille haastavan tavoitteen, mutta merkitset sen minimitasoksi.
Jos tavoitearvo, joka ”ainakin” pitää saavuttaa ei ole haastava, on oletettavaa, että se saavutetaan ennen kvartaalin loppua. Mitä sitten tapahtuu? Edistyminen tulee olemaan jo 100 %. Tällöin voidaan kysyä, onko oletettava, että ihmiset haastaisivat itseään vielä lisää? Tuskinpa. 70 % -säännön idea on juuri se, että 70 % on mahdollista saavuttaa, mutta 100 % vaatii jo ponnisteluja. Siksi kannattaa poistaa sanat, kuten ”ainakin” avaintuloksista ja nostaa sen sijaan tavoitearvoja.
On aivan liian yleistä, että asetetaan avaintuloksia, kuten ”Saa vähemmän kuin 4 asiakasta peruuttamaan tilauksensa tässä vuosineljänneksessä” tai ”Pidä uutiskirjeen tilauksen peruuttajien määrä max. 10 %” Voit ehkä kuvitella mitä tästä aiheutuu. Edistyminen vuosineljänneksen alussa tulee olemaan 100 % katsastellessa tilauksen peruuttajia. Saatat menettää 1,2, tai 3 asiakasta koko kvartaalin aikana ja edistyminen näyttäisi silti olevan 100 %. Tällöin edistystä tarkasteltaessa voisi luulla, että avaintuloksen osalta menee hyvin. Jos kuitenkin kvartaalin viimeisellä viikolla neljäs asiakas peruuttaa tilauksensa, edistymisesi putoaakin yhtäkkiä 0 %. Se näyttää huonolta, ja mikä pahinta, et voi edes korjata ongelmaa. Tällaisia tilanteita tulisi aina välttää.
OKR-kehykset eivät ole kokoelmia tehtävistä. Ensisijaisesti ne keskittyvät lopputuloksiin suorituksen sijaan. Kuten Googlen re:Work toteaa:
”OKR:t eivät ole tarkistuslistoja. Niitä ei ole tarkoitettu päätehtäviksi kuten…Käytä OKR:iä määritelläksesi vaikutuksen, jonka tiimisi haluaa nähdä ja anna tiimin muodostaa metodit tämän vaikutuksen saavuttamiseksi.”
Pähkinänkuoressa tehtävä on jotain, jonka tiimi tai yksilö tekee ja avaintulokset saavutetaan suorittamalla monia tehtäviä. Jotta voidaan saavuttaa päämäärä, tarvitaan monia avaintuloksia.
Jos avaintulos määritellään ” Nosta NPS 30:stä 50:een”, on se päämääräksi määriteltynä "Kasvata NPS:ää 30:stä 50:een". Nyt päämäärä sisältää mittarin (NPS). Jos henkilö, jolle päämäärä on asetettu päättää asettaa avaintuloksia, ne eivät voi ajaa edistystä päämäärälle. Kun päämäärä tai avaintulos (tai mikä tahansa tavoite) sisältää mittarin, määrittelee mittari edistyksen. Tällöin ollaan jumissa: henkilöllä on päämäärä, jolle hän ei voi asettaa avaintuloksia.
Siistimpi ja yksinkertaisempi lähestymistapa olisi ollut määrittää avaintulokseksi "Kasvata NPS:ää 30:stä 50:een" ilman, että siitä tulee henkilön päämäärä. Määräämällä avaintuloksen jollekin toiselle, on tämä henkilö vastuussa sen saavuttamisesta. Hän voisi lähteä toteuttamaan avaintulosta monella eri tavalla. Talbitissa henkilö voisi luoda itselleen tavoitteita ja välitavoitteita kehittääkseen omia taitojaan, osaamistaan ja asiantuntemustaan saavuttaen samalla avaintulosta.
"En ole epäonnistunut. Olen vain löytänyt 10 000 tapaa, jotka eivät toimi."
Tämän Thomas Edisonin lainauksen pitäisi auttaa sinua muistamaan, että virheet ovat osa prosessia ja ainakin joitakin niistä ei todellakaan voi välttää. Älä siis ole liian ankara itsellesi, jos tunnistat osan näistä haasteista omista kokemuksistasi.
Mikä tulisi aina pitää mielessä on se, että OKR: n tarkoitus on tuoda kaikki yhteen ja parantaa ryhmätyötä. Tämä voidaan saavuttaa vain viestinnällä ja määrittämällä yhdessä tärkeimmät prioriteetit. OKR:ien hallitseminen vie toki aikaa, mutta et tule katumaan sitä.